En los próximos párrafos le demostraré como se puede controlar y, eventualmente, reducir lo que paga por expensas mensualmente en su edificio.

Justamente la pregunta que todo propietario de un departamento se hace en estos días es ¿cómo pagar lo justo por expensas?

¿En qué consiste el trabajo de su administrador?.

Todo Administrador de Consorcios debe cumplir una gran cantidad de tareas para lograr el normal funcionamiento del edificio, entre otras, contratar proveedores para los servicios de mantenimiento mensual, cobrar las expensas, reclamar a los deudores morosos, comprar diversos artículos, contratar personal, liquidar sueldos y cargas sociales, llevar los libros obligatorios de Administración, Actas, Sueldos y Jornales, Ordenes, etc. ¿Cómo se puede tener la tranquilidad que todas estas funciones son llevadas a cabo correctamente?

Justamente, por la cantidad, variedad y complejidad de estas tareas y de la documentación respaldatoria de las mismas, los adecuados controles internos para cobranzas y pagos, el cumplimiento de la legislación vigente (impositiva, laboral y comercial)  es importante que exista un control de la Rendición de Cuentas Anual, que obligatoriamente su Administrador debe presentar previo a la Asamblea Ordinaria. ¿Quién debería efectuar este control?.

Los integrantes del Consejo de Administración cumplen una misión importantísima al controlar la efectiva realización de los trabajos de reparaciones en el edificio (que los materiales sean los indicados en el presupuesto, que los trabajos se cumplan en los tiempos y en la forma determinada, etc.). También ejercen su función al verificar el cumplimiento de los horarios de los encargados, la limpieza del edificio, la recolección de los residuos, etc. 

Sin embargo por las características señaladas una auditoría de las rendiciones de cuenta debe ser realizada por un profesional con conocimientos y experiencia. De esta forma tendrán la seguridad de que todos los ingresos (por pagos de expensas, por intereses por mora, por reintegros y otros) fueron imputados al Consorcio en fecha y forma y que la totalidad de los egresos fueron correctamente realizados, que cuentan con los comprobantes legales correspondientes y que fueron abonados en la fecha correcta.

De acuerdo a nuestra experiencia, el mejor momento es antes de la realización de la Asamblea Anual Ordinaria en la cual se aprueba la Rendición de Cuentas. Es aún más importante cuando no se presentan estas rendiciones anuales, cuando no se convoca a Asamblea y cuando cesa la relación con el Administrador o se tienen dudas sobre su accionar, para evitar que, en el caso de errores u omisiones, éstos se hagan muy cuantiosos y perjudiciales para su edificio.

¿Qué costo tiene este servicio para el edificio?.

Nuestros honorarios para un control de las rendiciones de cuenta dependen de varios factores: período a controlar, tipo de control a efectuar, cantidad de personal en relación de dependencia, número de unidades funcionales, monto anual de gastos, existencia de cocheras o locales, y otros.

Es importante una reunión previa para poder presupuestar nuestra trabajo profesional basado en las características del edificio y sus necesidades reales de control.

Los honorarios se pagan una vez que presentamos nuestro Informe que consta de 5 puntos básicos:

1) Comentarios / Aclaraciones previas / Información pertinente a la auditoria (en este punto detallamos las características de las liquidaciones mensuales, forma de exposición de la información, sugerencias sobre metodología que brindan mayor claridad en el detalle de los gastos mensuales, y cualquier otra información que permita una mejor interpretación de la información que debe brindar el administrador).

2) Diferencias y ajustes en las liquidaciones mensuales: (luego del análisis de las liquidaciones mensuales de gastos e ingresos verificamos los elementos respaldatorios de las mismas y detallamos las diferencias encontradas y ajustes que deberían realizarse. Acompañamos los resultados con los respectivos cuadros resumen en el Anexo).

3) Informe especial sobre la rendición de cuentas (es la presentación formal de nuestro trabajo profesional en el cual expresamos la razonabilidad o no de la información brindada sobre el movimiento de fondos y sobre el detalle de gastos e ingresos por el periodo controlado).

4) Informe adicional sobre gastos del consorcio (en este se informa sobre el resultado de nuestro test de mercado donde se puede comprobar la razonabilidad de los precios pagados a los servicios prestados (abonos, honorarios, seguros, etc.). Además revisamos los contratos con proveedores para evaluar potenciales reclamos en caso de discontinuar las prestaciones, comparamos los consumos mensuales (o bimestrales) en cantidades físicas de gas y luz y solicitamos a los asesores legales la confirmación de litigios o juicios contra el Consorcio. También evaluamos la situación financiera y patrimonial de las aseguradoras en las cuales tienen contratados los seguros y si las sumas aseguradas o coberturas son adecuadas y, por último verificamos la existencia, y cumplimiento, del Plan de Mejoramiento exigido por las Aseguradoras de Riesgos del Trabajo).

5) Anexos (detalle resumido de las liquidaciones mensuales, de las previsiones, cobranzas y determinación aproximada de diferencias entre ingresos y egresos del período)

De acuerdo a nuestra experiencia, en general los honorarios "se pagan" con las diferencias que encontramos a favor del consorcio.

Para contratar nuestros servicios profesionales ó para combinar una reunión previa para brindarles una explicación más completa sobre nuestro trabajo comuníquese a los teléfonos 4326-0663 ó 4326-7943 en el horario de 9 a 18 hs. o al teléfono celular (15) 4479-2045 entre las 8 y las 20 hs.. Puede enviarnos un fax al 4326-7943 o un e-mail a contadores@colomboasesores.com.ar

También lo invitamos a ingresar a nuestra página en internet donde encontrará mayor información sobre el particular: www.colomboasesores.com.ar/contadores.htm

Si tiene dudas no deje pasar el tiempo. Hable con otros vecinos. Reúnanse. No dejen que su administrador actue sin consultarlos. Hable con los miembros del Consejo de Administración. Y, si Ud. es miembro, pida explicaciones a su administrador por las contrataciones que efectúa y los gastos que realiza.

Si las aclaraciones no lo satisfacen, llámenos. Recuerde que un pequeño problema tomado a tiempo es facilmente solucionable. Pero, si ese mismo problema se deja crecer, las graves consecuencias las deberán pagar todos los propietarios.

Y, como dice la frase de Aldous Huxley al principio de esta nota: "Los hechos no dejan de existir porque los ignoremos".

Cordialmente.-

Dr. Carlos E. Colombo

(*) Aldous Huxley (1894-1963) es un ensayista y novelista inglés. Entre sus obras más importantes figuran: "Las puertas de la percepción", "Contrapunto" ," La Isla" ," La filosofía perenne" ," El tiempo debe detenerse" y otras.